Grundsatzfragen |
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Die Erarbeitung einer Outsourcing-Empfehlung erfordert die Beantwortung der "richtigen" Grundsatzfragen:
...Positionierung des potenziellen Outsourcing-Kunden
- Wie positioniert sich der potenzielle Outsourcing-Kunde hinsichtlich seiner IT-Services?
- Welche zukünftigen Anforderungen sind zu erwarten?
- Welche zukünftigen Funktionalitäten sind zu berücksichtigen?
- Welche Schnittstellen unterstützt der potenzielle Outsourcing-Kunde heute?
- Wie beeinflussen bestehende Schnittstellenanforderungen die Outsourcing-Lösung?
- Welche Outsourcing-Szenarien kommen in Betracht?
...Einflussmöglichkeiten des potenziellen Outsourcing-Kunden auf die Leistungserstellung im Outsourcing
- Wie kann die Kooperation zwischen dem Kunden und einem Outsourcing-Partner (Partner Relationship Model) gestaltet werden?
...nachhaltige projizierte Kostenentwicklung
- Wie sieht die Kostenentwicklung bei einem weiteren Eigenbetrieb aus?
- Wie sieht die Kostenentwicklung im Falle eines Outsourcings aus?
…nachhaltige Verbesserung der IT-Service-Qualität
- Kann durch Outsourcing die momentane Qualität (Technologie, Skills, Methoden, Prozesse) beibehalten bzw. verbessert werden?
- Kann die Performance erhöht werden, die Flexibilität erhöht werden, schneller auf Änderungsanforderungen reagiert werden, neue Projekte und Technologien schneller implementiert werden, können dadurch WorldCall-Standards erreicht werden und können neueste technologische Entwicklungen genutzt werden?
Im Rahmen der Durchführung eines Outsourcing-Prozesses treten weitere Grundsatzfragen auf, die umfassend geklärt werden müssen:
...Fragestellung während der Ausschreibungsphasen
- Welche IT-Services müssen durch den Outsourcer erbracht werden?
- Welche Service Levels werden gefordert?
- Welches Pricing-Modell wird angestrebt?
- Welche Strategie wird bzgl. der betroffenen Angestellten in der IT verfolgt?
- In welcher Form will der Outsourcing-Kunde späterhin Einfluss im Outsourcing auf die laufenden IT-Services nehmen?
- Wie wird im Rahmen des Outsourcings mit den betroffenen Assets und Facilities des Outsourcing-Kunden umgegangen?
- Wie wird mit bestehenden Verträgen des Outsourcing-Kunden weiterhin verfahren?
- Wie soll das Intellectual Property und die Business-Knowledge des Outsourcing-Kunden im Rahmen des Outsourcing geschützt werden?
- Welche Laufzeit wird für den Outsourcing-Vertrag angestrebt?
- Wie sehen die Kündigungsmodalitäten aus?
- Wie sind die Gewährleistung, Versicherungen und Pennalen geregelt?
- Wie soll im Krisen- oder Eskalationsfall zwischen Outsouring-Kunden und Outsourcer verfahren werden?
...Fragestellung während der Angebotsphase, des Auswahlprozesses und der Vertragsgestaltung
- Welche Auswahlkriterien (Kategorien, Scoring-System, Gewichtung) soll verwendet werden?
- Welche Bieter sollen berücksichtigt werden?
- Wie soll mit den Bietern kommuniziert werden (Bieterkonferenz)?
- Wie soll die Delivery Capability der Bieter überprüft werden?
- Welche weiteren Informationsquellen und Researcher sollen berücksichtigt werden?
- Wie ist die Unterstützung / das Verhalten der betroffenen Fachbereiche des Outsourcing-Kunden?
…Fragestellung während der Übernahmephase und der Aufnahme des Produktionsbetriebes
- Wie sehen der Übernahmeplan und die vorbereitenden Maßnahmen aus (Standardisierung, Konsolidierung, Migration)?
- Wie müssen die Prozesse und das Betriebshandbuch auf Outsourcing-Kunden-Seite angepasst werden?
- Wie findet der Skill-Transfer statt?
- Wie wird die System-/ Datenübernahme durchgeführt?
- Wie werden die Produktionstests gestaltet?
- Wie sieht der Abnahmeprozess aus?
- Wie wird die Kommunikation mit dem Outsourcer bzgl. Service Delivery und Service Support gestaltet?
- Wie werden laufende Veränderungen und Neu-Anforderungen verarbeitet?
- Wie wird die Abrechnung in das Rechnungsweisen des Outsourcing-Kunden integriert?
- Wie werden Veränderungen im Change-Management, im Config-Management, im Asset-Management, in der Abrechnung und im übergreifenden IT-Service-Management der Outsourcing-Kunden berücksichtigt?
- Wie wird die Geschäftsbeziehung mit dem Outsourcer gehandhabt? (Vertragsverwaltung, Performance Measurements, Service Level Überwachung, Klärung von Meinungsverschiedenheiten, Eskalationsmanagement.
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Vorgehensweise |
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Unsere Vorgehensweise zur Ermittlung von Outsourcing-Potentialen gliedert sich in vier Phasen. Am Ende jeder Phase liegen jeweils klar definierte Ergebnistypen vor.
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Methodische Elemente zur Positionierung des Kunden und Ermittlung der Outsourcing-Potenziale |
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| Die strategische Planung des Kunden bildet die Grundlage für eine nachhaltige Kostenbetrachtung. Die IT-Strategie steht hierbei in engem Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie und den zugrunde liegenden Geschäftsprozessen des Kunden. |
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Methodik zur Analyse der Kostenentwicklung |
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Die Durchführung der Kostenanalyse wird durch eine erprobte Vorgehens-Methodik unterstützt. Dabei werden sowohl gegenwärtige wie erwartete zukünftige Kosten berücksichtigt.
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Vorgehensweise - Quantitativer Vergleich auf Basis einer Projektion |
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Das Kosteneinsparungspotential resultiert aus dem Vergleich der Gesamtkosten für die interne Leistungserstellung und der Abschätzung des Outsourcing-Preises.
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Vorgehensweise - Qualitativer Vergleich auf Basis des Sechsecks der Umweltfaktoren |
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Qualitative Einflußfaktoren:
- Geschäfts- und IT-Strategie
- Ziele, Erfolgsfaktoren, Aktionspläne
- Kernkompetenzen
- Markt & Wettbewerb
- Kunden / Produkte, Wettbewerber
- Differenzierung über Kosten, Flexibilität, Qualität
- Organisation
- Abläufe & Prozesse
- bereichsübergreifende Abläufe
- abgestimmte Prozeduren und Verfahren
- Einfluss- und Steuerungsmöglichkeiten
- Kooperationskonzept Kunde/Outsourcing-Partner
- Einflussmöglichkeiten und Steuerungsmechanismen für den operativen Betrieb
- Service Level Agreements/Servicequalität
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Chancen von Outsourcing |
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Der Einsatz von Outsourcing ermöglicht neben Kostensenkungen u. a. eine Konzentration auf das Kerngeschäft, eine Verlagerung von Risiken sowie die Vermeidung von Investitionsaufwänden für neue Informationstechnologien.
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Risiken von Outsourcing |
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Outsourcing ist mit Risiken verbunden. Durch den Verlust an IT-Kompetenz und Know-how können leicht irreversible Abhängigkeiten entstehen. Unvorhergesehene Änderungsanforderungen können zu hohen Kosten führen.
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Schnittstellen |
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Durch die Übernahme des Produktionsbetriebs durch einen externen Dienstleister entstehen aufbau- und ablauforganisatorische sowie technische Schnittstellen.
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Schnittstellen und Anforderungen |
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Auf Basis der Schnittstellen können Qualitätsanforderungen für die von einem externen Dienstleister zu erbringenden Leistungen festgelegt werden.
- Voraussetzung für eine Outsourcing-Entscheidung ist eine Übereinstimmung der Qualitätsanforderungen bei interner und externer Leistungserstellung für einen eindeutig definierten Leistungsumfang
- Service Level Agreements dienen der Festlegung und Messbarkeit der vom Outsourcing-Anbieter erbrachten Servicequalität
- Qualitätsfragen beziehen sich nicht nur auf die Gestaltung der technischen Funktionalität. Die umfassende Qualität von Prozessen und Systemen wird immer wichtiger
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Entwicklung einer Empfehlung |
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Die Evaluierungsmatrix bildet das zentrales Element zur Entwicklung von Empfehlungen. Unterschiedliche Szenarien einschließlich des Eigenbetriebes werden anhand abgestimmter, gewichteter Kriterien bewertet und untereinander verglichen.
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Projektplan |
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| Ein typischer Projektplan für die Erzielung einer Outsourcing-Empfehlung hat ungefähr folgenden Verlauf (Beispiel). Zu Beginn eines konkreten Projektes muß dieser prinzipielle Plan gemäß der jeweiligen Kundensituation angepaßt und weiter detailliert werden. |
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Durchführung eines Outsourcing-Projektes |
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Soll basierend auf der Empfehlung ein Outsourcing durchgeführt werden, müssen weitere Schritte durchlaufen werden. Der typische Outsourcing-Prozess von der Ausschreibung bis zur stabilen Produktion gliedert sich ebenfalls in vier Phasen.
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Typischer Zeitplan für Outsourcing |
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| Im folgenden ist ein typischer Projektplan für ein Outsourcing-Projekt exemplarisch dargestellt. Die Übernahme der Betriebsverantwortung (Cutover) durch den externen Dienstleister erfolgt zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem Ende der Umzugs- und Übernahmephase. |
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