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IT-Tuning

Ist Ihre IT ein schwarzes Loch: alle Ressourcen, die in die Nähe kommen, werden verschluckt ?
Gleicht Ihre Applikationslandschaft mit ihren Anbauten und Schnittstellen der Maschine eines genialen aber verrückten Erfinders - sie funktioniert, nur leider weiß keiner so genau wie ?
Es ist schwer zu sagen, ob nur der erwartete Nutzwert verfehlt wird oder ob eine Zeitbombe mit hohem Risikofaktor tickt ?
Eigentlich wäre es Zeit für den großen Wurf, den alten Krempel raus und alles neu - aber was das kostet (!), außerdem das Problem mit den Altdaten, die Mitarbeiterschulungen, die Diskussionen ...

Also besser doch alles beim Alten lassen? Auf keinen Fall meinen die Berater der IT-Resuling GmbH - aktivieren Sie lieber die verborgenen Potenziale ihrer IT-Infrastruktur.
Vielleicht kommt Ihnen das eine oder andere Szenario bekannt vor: Der Quartalsabschluss ist ein Albtraum, und zwar jedes Mal aufs Neue - die Ergebnisse sind fehlerhaft, ihre Erstellung aufwendig. Es ist ein offenes Geheimnis, dass die wirklichen Produkt- oder Projektkosten nicht ermittelt, geschweige denn vorhergesagt werden können. Nachlaufende Kosten erscheinen aus dem Nichts und verhageln regelmäßig die Projektergebnisse - die dazu passenden Bestellungen tauchen immer erst hinterher im System auf.

Wozu werden eigentlich Unsummen in die IT investiert und dann liegen die erwarteten Ergebnisse und Aussagen doch nicht vor?

Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile - das gilt leider auch für die Probleme von IT-Systemen und die Risiken die sie verursachen.
Dabei sind die einzelnen Komponenten durchaus solide - Software und Hardware von renommierten Herstellern ist heute meist leistungsfähig, technisch ausgereift und funktional. Wo liegt also das Problem? Die heute installierte Applikationsbasis ist im Laufe von Jahrzehnten gewachsen. Sie besteht aus heterogenen Applikationen, die nach und nach dazugekommen sind, selbstprogrammierten Rucksäcken, unterschiedlichen Datenbanken und jeder Menge Schnittstellen. Der Teufel steckt im Detail. Schon kleine Änderungen in einem derart komplexen System können verheerende Auswirkungen haben, wie das folgende Beispiel zeigt: Beim Testen eines neuen Releases der Beschaffungsapplikation wird übersehen, dass eine Schnittstelle bedient werden muss, aus der sich das etwas angestaubte Finanzbuchhaltungssystem täglich seine Buchungsdaten abholt. Das neue Release stellt die Daten nun aber stündlich statt täglich zur Verfügung und überschreibt dabei die schon vorhandenen Daten. Da das Finanzbuchhaltungssystem immer noch im 24-h-Rhythmus Buchungsdaten abruft, verliert es 23 von 24 Datenzyklen - kritische Daten, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Der Fehler wäre vermeidbar gewesen, aber mit der Anzahl der Applikationen, Schnittstellen und daraus begründeten Abhängigkeiten steigt die Wahrscheinlichkeit von solchen Ereignissen. Die Komplexität der Anwendungsarchitektur wird zum Risikofaktor.

Wie können Sie erkennen, ob Ihre Applikationslandschaft einfach und robust oder komplex und instabil ist?

Eine gute Indikation für die Zuverlässigkeit ihrer IT-Systeme liefern zum einen die aus ihnen gewonnenen Informationen, zum anderen das Verhalten und die Äußerungen Ihrer Mitarbeiter.
In den meisten Unternehmen wird heute eine Unmenge an Daten in verschiedenste Applikationen eingepflegt. Trotzdem können oft keine präzisen Aussagen gemacht werden - benötigte Informationen sind unvollständig, nicht aktuell verfügbar, inkorrekt, nicht nachprüfbar oder widersprüchlich. Das führt oft zu langwierigen Klärungen und Verwirrung (Siehe: „Überblick Phänomene“).

Überblick Phänomene

Das "Andere-Zahlen"-Phänomen: Inkonsistente Zahlen und Auswertungen, umfangreiche Begründungen, warum die benötigten Informationen nicht verfügbar sind
Das Aktualitätsphänomen: "Warum sind eigentlich immer nur die Zahlen vom vorletzten Quartal konsolidiert verfügbar?"
Das Excel-Syndrom: "Brauche ich wirklich komplizierte Applikationen, die so viel kosten, wo doch mein Excel ganz ausgezeichnet funktioniert?"
Die "Ist-das-wirklich-nötig-es-ist-doch-soviel-Arbeit"- Diskussion: „Müssen wir wirklich alle Bestellungen im System anlegen? Über Fax bin ich viel schneller."

Ein weiteres Anzeichen ist der Unzufriedenheitsgrad der Systembenutzer. Wenn die Anwendungen eher als Behinderung, denn als Unterstützung wahrgenommen werden und Datenpflege vor allem als zusätzlicher Aufwand ohne erkennbaren Nutzen empfunden wird, dann ist dieser Nutzen entweder nicht transparent oder tatsächlich nicht vorhanden. Eventuell fehlen entscheidende Bausteine in der Prozessunterstützung.

Neben den inhaltlichen Auseinandersetzungen geraten IT-Abteilungen auch immer wieder wegen mangelnder Kostentransparenz in die Kritik.
Wenn die IT-Kosten nicht strukturiert sind, sondern nur ein Gemeinkostenblock bekannt ist, dann fällt die Aussage leicht, dass dieser zu hoch ist. Projektbudgets, die überzogen werden, bieten sich ebenfalls als beliebig wiederkehrende Diskussionspunkte an, vor allem wenn keine Analysen über die Abweichungen und Ursachen vorliegen. Wenn der angestrebte wirtschaftliche Nutzen durch eine neue Software nicht erkennbar ist, dann stehen schnell die Einführungskosten im Vordergrund. Ob die Kritik berechtigt oder unberechtigt ist, lässt sich aufgrund der fehlenden Transparenz nur schwer nachprüfen, die Diskussion darüber behindert aber das Tagesgeschäft und die Umsetzung von Verbesserungen.

Die Kombination von anfälligen, weil komplexen Anwendungslandschaften, unzureichend unterstützten Prozessen und Kritik wegen mangelnder Transparenz wecken den Wunsch nach einer umfassenden aber einfachen Lösung.

Ohne die Behebung der strukturellen Probleme Ihrer Applikationslandschaft liefert eine neue Software meist nicht den erwarteten Nutzen.
Neue Anwendungen, Features oder Technologien bieten tatsächlich interessante Möglichkeiten, erfüllen die an sie gestellten Erwartungen aber oft erst nach einiger Zeit (Siehe Abbildung 1: Hypecylce - Quelle Gartner).

Hypecycle

Eine andere Frage, die meist offen bleibt, ist, wie die angepriesenen Wettbewerbsvorteile auch tatsächlich erzielt werden können, welche Vorraussetzungen dafür erfüllt werden müssen und wie das Integrationskonzept in bestehende Applikationslandschaften aussieht. Die Aussagen mancher Softwareanbieter hinterlassen da eher ein großes Fragezeichen (Siehe "Aussagen von Softwareanbietern").

Aussagen von Softwareanbietern

„Sie brauchen ein Portal um neue Märkte zu erschließen.“
„Natürlich ist unsere Software kompatibel, sie beherrscht XML.“
„Sie brauchen eine übergeordnete Supply Chain Lösung mit umfangreichen Simulationsfähigkeiten.“
„Sie brauchen ein integriertes ERP System.“
„Ein Data Warehouse löst bestimmt all ihre Informationsprobleme.“
„Sie lassen am besten alles in Ihrer Applikationsarchitektur so wie es ist und legen unsere integrierende Funktionalität darüber.“
„Automatisierung ist immer gleich Produktivitätssteigerung“

Software alleine kann keine neuen Prozesse erzeugen oder bestehende reparieren. Im Gegenteil, Software kann den Zustand noch verschlimmern, wenn unlogische Abläufe automatisiert werden und sich Systeme aufschaukeln. Die Basis für eine effektive Unterstützung durch Software sind robuste "physikalische" Prozesse mit ihren Material- und Logistikflüssen.
Trotzdem oder gerade deshalb, gibt es Möglichkeiten, die Leistungsfähigkeit Ihrer Applikationslandschaft ohne millionenschwere Softwareprojekte zu erhöhen.

Das Ziel ist nicht die perfekte Lösung, sondern eine stabile und funktionale IT. Hauptaugenmerk liegt dabei zuerst auf den größten Risikofaktoren der IT Infrastruktur, denn nur auf einem soliden Fundament können neue Herausforderungen erfolgreich bewältigt werden. Dazu gehören allerdings einige Rahmenbedingungen:

Für die Identifikation der wichtigsten Handlungsgebiete ist ein ganzheitliches Verständnis von Prozessen, Rollen, Informationen und Applikationsfähigkeiten wichtig.
Tiefgreifende Veränderungen können nur erfolgreich sein, wenn im Rahmen eines systematischen Veränderungsmanagement die involvierten Menschen und Organisationen berücksichtigt und eingebunden werden (Abbildung 2: Die 6 Dimensionen des Change Management).
Um die Unterstützung im Unternehmen zu gewährleisten, muss auch während Umstellungsphasen eine hohe Datenqualität aufrechterhalten werden.
Alle Initiativen sollten durch eine systematische Konzeption und Umsetzung gekennzeichnet sein.
Applikationen, die Prozesse unterstützen, sind kritische Ressourcen. Im Sinne der Prozessstabilität sollten bestehende und zukünftige Applikationen für die Gewährleistung ihrer Servicequalität und Ausfallsicherheit in einen kontinuierlichen und strukturierten Management- und Instandhaltungsprozess eingebunden werden.

Die 6 Dimensionen des Change Managements

Die meisten Applikationen bestimmen sich durch den Output, der erzeugt wird, deshalb muss der Informationsbedarf ermittelt werden.

Spezifizieren Sie eindeutig, welche Informationen mit welchen Aussagen in welcher Frequenz zur Steuerung des Unternehmens und der Prozesse benötigt werden und sichern Sie deren Bereitstellung, Aktualität und Verfügbarkeit.
Definieren Sie diese Informationen als Standardreports und fordern Sie deren Verfügbarkeit konsequent ein.

"Best of Breed" - Lösungen sind oft ein schwer handhabbarer Flickenteppich, der durch häufige Releasewechsel und das Management zahlreicher Lieferanten geprägt ist.

Reduzieren Sie gezielt die Komplexität ihrer Applikationslandschaft und die Anzahl ihrer strategischen Partner, indem sie funktionales Potenzial überprüfen und aktivieren.
Wahrscheinlich hat ihr Unternehmen schon mehr Funktionalität im Hause als Sie wissen und nutzen. Wann immer möglich, konsolidieren Sie Funktionalitäten durch die Aktivierung von funktionalem Potenzial in ihren Hauptapplikationen und reduzieren Sie dann die Komplexität durch Integration oder auch Eliminierung unnötig gewordener Applikationen/Module.
Berücksichtigen Sie dieses Potenzial bei der Umgestaltung und Weiterentwicklung Ihrer Prozesse.

Die Maßnahmen zur Optimierung der bestehenden IT Infrastruktur können in drei aufeinander aufbauende Vorgehensweisen gestaffelt werden. Abhängig vom Handlungsbedarf, der notwendigen Veränderungsgeschwindigkeit und der Verfügbarkeit interner Ressourcen können diese parallel oder nacheinander aufgesetzt werden.

Housekeeping
Tuning
Strategische Neuorientierung

1. Housekeeping

Der erste Schritt ist die Identifizierung und Strukturierung der Schwachstellen, die schnell und problemlos gelöst werden können. Damit wird Veränderungsschwung in den IT Bereich hineingetragen und das aktive Veränderungsmanagement angestoßen. In einer ganzheitlichen Perspektive werden Maßnahmen und Aktionspläne definiert, die anschließend gezielt umgesetzt werden können (Siehe: "Was kann sofort und schnell umgesetzt werden?").

Was kann sofort und schnell umgesetzt werden?

Datensätze reinigen und konsolidieren, wie z.B. Kundenstamm, Lieferantenstamm, Produktdaten, usw.
Serviceverhalten und Erreichbarkeit der IT Serviceorganisation verbessern.
Beschaffung neu regeln. Nicht jeder kauft ein, auch nicht die IT, sondern Ihre Einkaufsabteilung. Natürlich mit der fachlicher Unterstützung der IT Organisation.
Wartungsverträge überprüfen: Wartungsverträge in Höhe von jährlich 20% der ursprünglichen Lizenzkosten sind keine Seltenheit und das für Tools, die Sie vielleicht gar nicht mehr verwenden.
Produkt Lizensierung für Standardsoftware überprüfen. Kann man vereinheitlichen, ersetzen, Redundanzen abbauen?
Identifizieren Sie extreme Problem- und Risikobereiche. Gehen Sie diese sofort an. Nehmen Sie gegebenenfalls auch Geld in die Hand. Führen Sie eine grobe aber objektive Risikobewertung durch.
Etablieren Sie eine IT Kostenstruktur, nach der Sie gezielt analysieren und auf Möglichkeiten für Einsparungen überprüfen können.

2. Tuning

Optimieren Sie Ihre heutigen Applikationen, bevor Sie in neue Lösungen investieren. Neue Komplexitäten sollten auf einer stabilen Basis aufbauen. Etablieren Sie einen strukturierten Managementprozess für das Vorantreiben von Veränderungen und die Aufrechterhaltung der Leistungsfähigkeit. Beachten Sie auch die Veränderungsfähigkeit der involvierten Menschen. Legen Sie besonderen Wert auf ein strukturiertes Veränderungsmanagement, damit die neuen Abläufe und Aufgabenstellungen akzeptiert und umgesetzt werden. Machen Sie "Betroffene" zu Beteiligten.

Funktionalitäten Tuning

Identifizieren und optimieren Sie Kernfunktionalitäten. Kernfunktionalitäten sind immer direkt mit Ihren Wertschöpfungsketten verknüpft, z.B. Vertrieb, Auftragssteuerung, Produktions- oder Projektsteuerung, Materiallogistik.
Identifizieren Sie Bereiche, in denen Ihr Unternehmen ganz gewöhnliche Standards verwenden sollte, z.B. Buchhaltung, Personalwesen, Lagermanagement.
Analysieren Sie Ihre wirklich individuellen und besonderen Anforderungen, die Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil oder einen wirtschaftlichen Vorteil sichern.
Erfassen Sie die größten funktionalen Abweichungen
- Fehlende Unterstützung ihrer Wertschöpfungskette
- "Exotenlösungen" in Standardbereichen
- Systeme, die nicht oder nicht richtig an ihre Bedürfnisse angepasst sind.
Berücksichtigen Sie ihre IT Strategie, sofern es schon eine gibt, bei der Auswahl von Applikationen und Partnern, achten Sie auf durchgängige und nachvollziehbare Lösungsansätze.
Führen Sie für Anpassungen und Anschaffungen einfache aber nachvollziehbare Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen durch und berücksichtigen sie die Konformität zu Ihrer formulierten IT-Strategie.

Daten Tuning

Definieren Sie die wichtigsten Kennzahlen und Reports zur Steuerung Ihres Unternehmens: Welche Informationen werden für welchen Prozess wie aufbereitet und in welcher Frequenz benötigt?
Leiten Sie die notwendigen Basisdaten ab und stellen Sie ihre Erzeugung und Verarbeitung sicher.
Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für Datenqualität und –eingabe fest. Definieren Sie Verantwortliche und Kompetenzen (Siehe "Verantwortlichkeiten für die Systempflege festlegen").

Verantwortlichkeiten für die Systempflege festlegen

Legen Sie fest, wer für die System-/Anwendungspflege verantwortlich ist. Gibt es schon einen Verantwortlichen? An wen wenden Sie sich, wenn das System nach dem Administrator ruft?
Legen Sie geeignete Key User in den Prozessen fest und geben Sie ihnen eine klare Aufgabenstellung. Definieren Sie die erwarteten Ergebnisse. Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt.
Etablieren Sie ein Competence Center in dem spezifische Applikationsbereiche durch IT Mitarbeiter in Zusammenarbeit mit Key Usern kontinuierlich verbessert werden.
Ein "Steuerungsteam" sichert die Verfügbarkeit von Problemanalysen und Aktionsplänen. Vergessen Sie nicht den Eskalationspfad und die Entscheidungskompetenz für dieses Gremium festzulegen.

IT - Prozess - Tuning
Stabilisieren und verbessern Sie Ihren internen IT Prozess nach Schwerpunkten.

technische Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit
Sicherheit und Risikominimierung
Prozesskosten

3. Strategische Neuorientierung

Die in Zukunft benötigten Fähigkeiten sollten in einem konzeptionellen Entwurf klar definiert sein, um so die zielgerichtete Migration in die zukünftige funktionale Welt zu ermöglichen. Diese Konzeption dient als Leitbild zur Orientierung aller Beteiligten und ist der Prüfstein für neu aufzusetzende langfristige Veränderungsinitiativen.

Definieren Sie zukünftige Funktionalitätsblöcke, abgeleitet von der Unternehmensstrategie, abgestimmt mit den Schnittstellen und Anforderungen ihrer externen Partner (Kunden, Lieferanten, Partner, Öffentlichkeit, und Investoren), z.B:
- ERP Erweiterungen für neue Prozessvarianten
- Data Warehouse für besseres Reporting
- Kollaborative Fähigkeiten zur Zusammenarbeit mit externen Partnern
- Internetbasierte Dienste für Kunden/Lieferanten
- Erhöhung der Sicherheit Ihrer Infrastruktur
Entwerfen Sie durch Design oder Redesign eine durchgängige IT Architektur.
Streben Sie langfristige Investitions- und Innovationssicherheit durch die Auswahl geeigneter Partner an.
Führen Sie nachprüfbare, aber nicht zu detaillierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen durch. Was wollen Sie mit einer neuen strategischen Applikation erreichen? Welche Steigerung der Effektivität, Effizienz und Konkurrenzfähigkeit streben Sie an?
Überprüfen Sie, ob und wann zukünftige Themen mit Ihren Partnern umsetzbar sind.
Machen Sie nicht jeden Hype mit. Warten Sie lieber Realisierbarkeit und Stabilität ab. Beta Tester sein, ist bestimmt keine Kernkompetenz ihres Unternehmens.

IT-Tuning Vorgehensweise

Fazit

Die Qualität der IT Infrastruktur kann nur dann erhöht werden, wenn Applikationen zielgerichtet eingesetzt werden. Dafür muss die funktionale Notwendigkeit verifiziert sein und im realen Geschäftsprozess realisiert werden, nicht umgekehrt. Oft ist es sinnvoller, auf machbare Lösungen zu warten, als eine überstürzte Einführung zu erzwingen. Der erreichbare wirtschaftliche Vorteil muß identifizierbar sein und immer im Vordergrund stehen.

Die direkten Benutzer für die Anwendung der Applikationen sind Menschen. Diese müssen gezielt und strukturiert in die neuen Abläufe eingebunden werden. Ein kompetentes Veränderungsmanagement ist unverzichtbar.

Die IT Infrastruktur ist ein Betriebsmittel des Unternehmens. Entsprechend muss sie kontinuierlich und qualifiziert gewartet werden.
Es gibt Dinge, die können und sollten Sie sofort tun. Zum einen kann bares Geld gespart werden, zum anderen werden erste, motivierende Veränderungsakzente gesetzt.

Mittelfristig müssen die funktionalen Lücken geschlossen werden, um die Systemwelt zu stabilisieren. Alle notwendigen Informationen sollten aktuell und einfach zur Steuerung des Unternehmens verfügbar sein, denn deshalb haben sie ja in die Datenverarbeitung investiert.

Langfristig sollten Sie einer klaren IT Strategie und Roadmap folgen, die synchronisiert mit der Unternehmensstrategie die Wettbewerbsfähigkeit erhält.

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